====== Arbeitsmittel ====== [[DJHN]] ===== Arbeitsmittelerfassung ===== * Arbeitsmittelerfassung (Ausgabe/Rückgabe/etc) * Access-Datenbank liegt unter ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\IT Inventar.accdb'' * Die Formulare werden eingescannt und landen unter ''R:\Interner Dienst\IT\Scanner'' * auf dem Scanner-Gerät muss man den Shortcut "it" verwenden dann landet Scan in dem entsprechenden Ordner * Dann werden diese PDFs (periodisch) von einem IT-Mitarbeiter erfasst * PDF aufmachen und unter einem bestimmten Namen abspeichern: * normales Inventar (z.B. Laptop oder Monitor) * ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\\ .pdf'' * Beispiel: ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\7211567\2025 05 ag Kalaschnikow.pdf'' * Mobilfunk Inventar (z.B. Smartphone) * Access Datenbank ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\IT Inventar.accdb'' öffnen * "Mobilfunk" Buton anklicken * dort den entsprechenden User bzw. Telefonnummer finden * auf der linken Seite den Knopf "Ordner öffnen" anklicken * Explorer öffnet den Ordner ''\\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Mobilfunk\'' * dort den Ordner für Ausgabe (''3.1 Ausgabe Gerät'') oder Rückgabe (''3.2 Rückgabe Gerät'') öffnen * das eingescannte Formular umbenennen in '' .pdf'' und in diesen Ordner reinkopieren ===== Notebooks (auch Bildschirme) ===== ===== Vorbereitung und Ausgabe der Notebooks (auch Bildschirme) ===== * Antrag * Die Prozedur wird mit einem Antrag angestoßen. Das Formular befindet sich im Intranet unter "DJHN / Ansprechpartner Verwaltung / Informationstechnologie / [[https://intranet.djhn.de/spaces/ID/pages/7414614/Arbeitsmittel+bestellen|Arbeitsmittel bestellen]]" Und dann z.B. auf "Anforderung eines Notebooks" wenn es um ein Notebook geht. * Wenn der Antrag abgeschickt ist, kommt eine Mail im Outlook der IT "[DJHN Intranet] Anforderung eines Notebooks" * diese E-Mail muss dann als Aufgabe erfasst werden * dazu muss der QuickStep "Aufgabe erstellen" verwendet werden * bei der Erfassung muss der Titel der Aufgabe geändert werden in "Arbeitsmittel: Notebook , " * Beispiel: "Arbeitsmittel: 2025-05-14 Notebook Emberger, Ariane" * Startdatum: * Fälligkeitstermin: * Dann muss die Aufgabe in den Ordner "Arbeitsmittel" verschoben werden * nach dem die Aufgabe erfasst wurde muss man: * die Kategorie der Mail in "_in Aufgabe erfasst" ändern * von dem Posteingang in den Ordner "_ _erfasste Aufgaben" verschieben * Vorbereiten * ... * wenn das Gerät gewählt wurde, den Titel der Aufgabe ändern in "Arbeitsmittel: Notebook , > > " * Nachname und Vorname des Benutzers * Beispiel: "Arbeitsmittel: 2025-05-14 Notebook Emberger, Ariane > > 7211267" * (Nur bei Notebooks?) Endpoint Central (die Webanwendung um Software / Updates / etc zu verteilen) * Unter "Patchverwaltung / Geräte" sollte das Gerät aufgeführt werden und notwendige Software dafür eingerichtet sein * Wenn das Notebook dort nicht auftaucht (bei neuen Geräten): * im Endpoint Central oben den Link "Agent" anklicken * dann links "Computer" * auf den Tab "Devices for approval" * dann das entsprechende Gerät auswählen und auf den Knopf "Approve" klicken * Treiber können über Endpoint Central nicht (komplett) verteilt werden. Deshalb wird es lokal gemacht (irgendwo unter "Systemsteuerung" im Windows) * In der Access-DB * Nach der Inventarnummer suchen. * Die Informationen zu Einsatzort befüllen bzw. ändern * Standort * Ort * Bereich * Nutzer * Kostenstelle * Bezeichnung * Zubehör bei der Auslieferung * bei neuen Notebooks meistens -> Tasche, Tastatur, Maus, NB-Ständer * Ladegerät -> nicht, da es zum Notebook "automatisch" dazugehört * Von dort Ausgabeformular drucken. * Zustand: Neu * ... * Die Historie um einen Satz ergänzen * Datum: normalerweise das aktuelle Datum * Kostenstelle: die jeweilige Kostenstelle eintragen * Bezeichnung: Standort eintragen. Z.B. "IWG Rosenhaus" * Benutzer: Name, Vorname. Z.B. "Bayer, Sabrine" * In die Excel-Liste "Interne Umbuchung Anlagegut" einen Satz eintragen * Beispiel: * ''22.05.2025 6050000 8211000 7211568 Monitor, Seiz, Gina , Bahnhofstr. 50'' * Die ursprüngliche Mail beantworten und fragen, wann der Ausgabetermin gemacht werden kann. * Die Aufgabe: * Titel ergänzen um "_rollout:" * Beispiel: ''_rollout: Arbeitsmittel: 2025-05-25 Zweiter Bildschirm Seiz, Gina >>7211568'' * Text ergänzen um "--
: Gerät vorbereitet, Terminabstimmung angestoßen" * Status: "Wartet auf jemand anderen" * % erledigt: "75%" * In die Excel-Liste "Interne Umbuchung Verbrauchsgut" einen Satz eintragen * ... * Die E-Mail aus dem Ordner ''_ _erfasste Aufgaben'' (dieser Punkt entfällt bei Revisionen): * in den entsprechenden Ordner auf ''R:'' kopieren: * bei den Smartphones: * in der Access DB den Knopf "Ordner öffnen" anklicken und in den Ordner ''4. Antrag Zuweisung Handy'' wechseln * z.B. ''\\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Mobilfunk\017616910061\4. Antrag Zuweisung Handy'' * die E-Mail dorthin kopieren und umbennen in '' Antrag .msg'' * Note: Datum hier ist Bestelldatum (Datum der E-Mail) * bei den Notebooks: * den Knopf "Ordner Inventarnummer" anklicken => der Explorer mit dem Pfad ''\\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\'' erscheint * z.B. ''\\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\7211471'' * die E-Mail aus dem Ordner ''_ _erfasste Aufgaben'' dorthin kopieren und umbennen in '' Antrag .msg'' * Note: Datum hier ist Bestelldatum (Datum der E-Mail) * aus ''_erfasste Aufgaben'' in den nach ''erledigte Aufträge/Anlagengut (archivieren)'' verschieben * Ausgabe * Outlook starten * Signatur anpassen * Teams starten * VPN FortiClient einrichten * Sobald die Hardware abgeholt ist und der Ausgabebeleg unterschrieben und eingescannt ist * die Aufgabe um einen Kommentar ergänzen: * '' Gerät ausgegeben, Beleg erhalten'' * Aufgabe auf 100% stellen * ... * https://intranet.djhn.de/display/ID/FortiClientVPN * Sobald die Hardware abgeholt ist ABER der Ausgabebeleg noch nicht da ist * NOTE: * das geschieht normalerweise wenn nicht der Mitarbeiter sondern jemand anderes die Hardware abholt. Das passiert meistens wenn der Mitarbeiter neu ist. * die Belege muss der jeweilige Mitarbeiter unterschreiben! Nicht der Abholer (außer das ist der Mitarbeiter selbst) * die Aufgabe um einen Kommentar ergänzen: * '' Gerät ausgegeben, warten auf Beleg'' * Titel der Aufgabe vorne mit ''Beleg offen:'' ergänzen * Aufgabe auf 90% stellen * Priorität der Aufgabe auf "Niedrig" setzen ===== Rückgabe der Notebooks (auch Bildschirme) ===== ... Die Hardware wurde abgegeben. * Access DB * Nach Inventarnummer suchen. * "Im IT Lager" -> Häckchen setzen * Standort: _LAGER * Kostenstelle: 6050000 * Bezeichnung: IT * Historie: * den aktuellen Satz ergänzen mit dem "bis"-Datum * einen neuen Satz anlegen * von: * Kostenstelle: 6050000 * Bezeichnung: IT * Benutzer: Lager * Zubehör: (= löschen) * Rückgabebeleg * PDF im entsprechenden Ordner ablegen * normalerweise: ''\\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\'' * für den Benutzer ausdrucken und ihm geben * dann "ToDo-Liste Rückläufer" ausdrucken * Rücklaufdatum: * Weiterverarbeitung ab: + 1 Monat * Vorbesitzer: , * Weiterverarbeitungsanweisung: * Neuinstallation (wenn das Gerät nicht älter als 4,5 Jahre ist und noch OK ist) * EOL (wenn das Gerät älter als 4,5 Jahre ist) * Excel: ''R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\SAP Umbuchungen\_Interne Verrechnung\ interne Umbuchung Anlagengut.xlsx'' * einen Satz hinzufügen * z.B.: * Datum: 30.06.2025 * Kostenstelle: 6050000 * InvNr: 7211304 * Text: RG NB Lenovo Ernst-Böhm ===== Revision eines Rechners ===== Die Rechner werden alle X Jahre ausgetauscht. Der Austausch wird von der IT angestoßen (Access-DB Prüfung?). Es wird eine Mail an den Verantwortlichen rausgeschickt. * Notebooks: * ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Revisionen\_Checklist_ Austausch Ihres Laptops 721xxxx.oft'' * Desktops: * ''R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Revisionen\Austausch Ihres Desktoprechners 721xxxx.oft'' ===== Smartphone Vorbereitung und Ausgabe ===== * Smartphone einrichten * Siehe [[Smartphone einrichten]] * Ausgabe * Unterschrift auf dem Ausgabe-Formular verlangen * Apps erklären / einrichten / evtl. installieren * VPN MobiVisor * E-Mail App von Samsung * Zertifikat selbst signiert * NOTE: * wenn der falsche Account angezeigt wird: * E-Mail App deinstallieren (Daten/Cache löschen reicht nicht aus) * VPN restart * E-Mail App installieren * E-Mail App starten * Messages * NICHT "Zustimmen" * Teams App * installieren vom Play Store * konfigurieren * Fortinet * ... ===== Smartphone Rückgabe ===== * In der Access DB * Nutzer -> Lager * Bereich -> * Kostenstelle -> so lassen wie sie ist * also NICHT die Kostenstelle von der IT eintragen, das hat einen "buchhaltungstechnischen" Hintergrund * E-Mail -> * In der "Vorbesitzer" Historie * bei dem Benutzer das Feld "bis" -> aktuelles Datum * vorherige Hardware -> * Geräte Historie * bis -> aktuelles Datum * SIM-Karte Historie * muss nur gemacht werden, wenn sich was ändert (?) * SIM Karte * in den Ordner mit SIM-Karten rein * die Nummer suchen und dort reinkleben