====== Rechnungen bearbeiten ====== [[DJHN]] * Rechnungen können als Mail oder auf Papier kommen. Die Prozedur für die Rechnungen, die per Mail reinkommen, ist gleich, aber: * die Mail muss noch in den entsprechenden Ordner reingeschoben werden * die PDF muss in dem entsprechenden Ordner gespeichert werden * GigaNetz Rechnungen * ausdrucken * PDFs: * wird (noch?) nicht gemacht * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/GigaNetz//Rechnungen'' verschoben werden * NetPlans Rechnungen * ausdrucken * PDFs: * müssen im entsprechendem Ordner in ''R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\Netplans\Rechnungen'' gespeichert werden * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''NetPlans/Rechnungen (Fileserver)'' verschoben werden * N.B.: * meistens die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT). * Ausnahme: * bei den Rechnungen über "Microsoft CSP" Vertragsnummer ''18140'' auf dem Stempel 2 Einträge machen, wobei WICHTIG: beide mit der MWSt versehen und zwar so, dass die Summe wieder stimmt * der Betrag ist kleiner als 1€ (Oktober 2025 = 0,52 € ; mit MWSt = 0,62 €) * gehen an die Kostenstelle ''8201000'' (Öffentlichkeitsarbeit) * der andere Betrag auf der Rechnung (Oktober 2025 = 136,50 €; mit MWSt = 162,44 €) * geht auf die Kostenstelle ''6050000'' (IT) * NWE Rechnungen * ausdrucken * PDFs: * müssen im entsprechendem Ordner in ''R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\NWE\Rechnungen'' (?) gespeichert werden * die Datei muss umbenannt werden in '' .pdf'' * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''NWE/Rechnungen'' verschoben werden * N.B.: * meistens die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT). * Rechnungen von Telekom zu Mobilfunknummern * hier sind momentan nur AUSNAHMEN gelistet, wie z.B. die Rechnungen für: * ''0173 7061379'' * KSt. ''1019300'' ("Samba übergreifend") * NOTE: * normalerweise auf derselben Rechnung gibt es noch eine Position für Mobilfunknummer ''0171 4787892'' (damit wird ein "eigener Mobilfunk-Zugangspunkt" geschaltet) * sie ist aber so gut wie immer mit 0 Euro * wenn das nicht 0 Euro sind => Steffen fragen welche Kostenstelle * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier") * PDFs: * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Mobilfunk/T-Mobile'' verschoben werden * Rechnungen von Telekom zu Festnetzanschlüssen * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier") * PDFs: * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/Anschlüsse/'' verschoben werden * Rechnungen von Pfalzkom * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier") * PDFs: * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden (?) * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Lieferanten/Pfalzkom'' verschoben werden * N.B.: * die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT). * Rechnungen von Telemaxx * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier") * PDFs: * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/Anschlüsse/Eppingen BHF Telemaxx'' verschoben werden * Rechnungen von logiway * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier") * Kostenstelle : 6050000 (IT) * PDFs: * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner ''Lieferanten/Logiway'' verschoben werden * Rechnungen von Vodafone * zu GigaCube (s. auch die Email "GigaCube Güglingen" von Lea Wiesbauer im Outlook Ordner "Mobilfunk / VF - GÜ Güglingen") * Kostenstelle : 1030010 * „GÜ UMA“ neben dem Stempel schreiben, damit die Buchhaltung weiß was das ist * zu Vodafone TV Connect * Kostenstelle : * 1190200 (wenn Innsbruckerstr 31/1) * 1190203 (wenn Innsbruckerstr 31) * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner in den folgenden Ordner verschoben werden: * ''Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31'' (wenn "31") * ''Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31/1'' (wenn "31/1") * PDFs: * müssen NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * alle anderen Vodafone Rechnungen * Kostenstelle : * ... * Mails: * müssen in den Outlook-Ordner in den jeweiligen Standort-Ordner verschoben werden: * ''Telefon / Anschlüsse / / Rechnungen'' * bspw. : ''Telefon / Anschlüsse / HN Hermann-Wolf VF / Rechnungen'' * PDFs: * müssen NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden * Rechnungen auf Papier (auch die ausgedruckten PDFs) * stempeln * eigenen Kürzel eintragen * Kostenstelle eintragen * Hilfe um Kostenstelle zu finden: * Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht2025.xlsx'' * Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc): * ''C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf'' * nach Adresse suchen, dann wird **normalerweise** die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar * Ausnahmen: * Telekom * nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen * Kostenstelle IT : ''6050000'' * Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen ===== Nach der Digitalisierung ===== * Mails mit PDFs * 1. an die **FiBu weiterleiten** ("Rechnungen IT an FIBU"): mailto:USIT.syprd.ma100.f13.f2ppa.stfi.c12356.cosingle_doc@rechnung-ip.de * 2. die PDF im entsprechenden **Ordner auf R: speichern** * e.g. ''R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\Vodafone\Kirchardt, Hauptstr. 13\2026'' * Der _ALTE_ Ordnerpfad: * ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschlüsse\...'' * 3. Die Mail im entsprechenden **Outlook-Ordner speichern** * e.g. ''\\IT-Abteilung\Posteingang\Telefon\Anschlüsse\Eppingen JKH'' * Mails von ''freigabe@rechnung-ip.de'' * zuerst schauen, ob die "für mich" ist. Folgende Lieferanten sollen von Steffen/Simon bearbeitet, da noch eine Umbuchung gemacht werden muss: * Bürotec * O2 * Ricoh * Syno * Telemaxx * Den Anhang aufmachen * in dem "IP-Programm" * unter "Standard-Rech.pos." Kostenstelle eintragen (über Doppelclick auf dem Satz UNTEN(!)) * Hilfe um Kostenstelle zu finden: * Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht 2026.xlsx'' * Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc): * ''C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf'' * nach Adresse suchen, dann wird **normalerweise** die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar * Ausnahmen: * Telekom * nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen * Kostenstelle IT : ''6050000'' * Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen * Kommentar eintragen * immer "KAV" * Stempel * Sachl. Rechn. ... * Nächster Bearbeiter ... * Die Kopie der Rechnung speichern (über Disketten-Symbol oben) * Pfad ''R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\'' * wenn die Rechnung vorher bei der IT war sollte sie eigentlich schon in dem Ordner sein. * (da z.B. vorher direkt von Vodafone an uns geschickt wurde und wir leiteten sie weiter an die FiBu) * Rechnungen auf Papier * wenn sie bei uns im Postfach landen -> einfach in das "FiBu" Postfach einwerfen