Personalmeldungen erfassen

Personalmeldungen erfassen

N.B. Wenn alle Personalmeldungen aus einer E-Mail verarbeitet sind:
- die Mail mit der Kategorie “Kalaschnikow” versehen werden
- die Mail in den Ordner “Personalmeldungen” verschieben

Eintritt

Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner “Personalmeldungen” und heißt “Z_Vorlage Personalmeldung: 2025 Eintritt”.

Titel: “Personalmeldung: <Eintrittsdatum> Eintritt <Name>, <Vorname>”
- z.B. “Personalmeldung: 2023-07-15 Eintritt Pach, Silvana”
Startdatum: <Datum der Anfrage-E-Mail>
Fälligkeitsdatum: <Datum des Eintritts>

Text der ursprünglichen E-Mail reinkopieren
- ⇒ den Text der entsprechenden E-Mail an das Ende des Textes der Aufgabe reinkopieren.

Sobald die Aufgabe erfasst und gespeichert ist, muss die “Ursprungs-Email” in den Ordner Personalmeldungen

Wer der Vorgesetze ist kann man anhand der folgenden Liste herausfinden:
- R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\VorgesetzenListe.docx
- Ausnahmen bzw. Sonderfälle :
  - CHZ Außenstellen ⇒ Frau Doris Hohmann fragen
  - CHZ übergreifend ⇒ Hohmann, Doris
  - Fallsteuerung ⇒ Bentzinger, Jan
  - ILKA ⇒ Hummel, Luis
  - JuCon ⇒ Bentzinger, Jan
  - KOMFÖ übergreifend ⇒ Tim Gensrich fragen

N.B.
- Wenn die Leute als “gfB” oder “Honorarkraft” oder “Praktikanten”(für ca. 6 oder weniger Monate) anfangen, dann sollte man den Vorgesetzten des entsprechenden Bereiches fragen was alles für diese Person notwendig ist (E-Mail, Teams, Intranet-Konto etc ⇒ DC-Konto).

Folgende ToDos sind momentan (Stand 17.06.2025) zu erledigen, siehe auch die o.g. Aufgabenvorlage:

Token Anfrage an Vorgesetzte versendet
- N.B. wenn der Mitarbeiter ein Diensthandy bekommen wird: wird normalerweise die mobile Variante von dem Token erstellt und die Anfrage an den Vorgesetzen entfällt
  - Ob der Mitarbeiter ein Handy bekommt kann man in den Aufgaben “Arbeitsmittel” nachgucken.
- Vorlage: R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Neueinstellung - Rückmeldung erforderlich für 2-Wege-Authentifizierung.oft
- In der Vorlage alles notwendige ausfüllen:
  - Name, Vorname
  - Datum (=Einstellungsdatum)
- Und dann an den Vorgesetzten abschicken
  - Wer der Vorgesetzter ist kann man wie folgt herausfinden:
  - auf dem Domänenkontroller (am besten “DJHN-DC2019”, da er im Rechenzentrum steht) im Tool “Active Directory-Benutzer und -Computer” im Baum links “djhn.local” aufmachen und dort nach dem in der Mail genanntem Bereich suchen.
    - Z.B. “DWG Fuchsbau”
    - N.B. Manche Bereiche heißen anders als in der “Personalveränderungs-Mail”:
      - Reiterhof = Sattelfest
      - Kleinkindgruppe Kleingartach = DWG Fuchsbau
  - beim gefundenen “Benutzer”(?) den Karteireiter “Objekt” aufmachen und sich den dort eingetragenen Pfad merken
    - Z.B. “djhn.local/DJHN/GF/HZE/W3/Fuchsbau/DWG Fuchsbau”
    - Note: wenn der Karteireiter nicht sichtbar ist, muss man im Menü “Ansicht” die Option “Erweiterte Features” einschalten
  - zu diesem Pfad im Baum springen
  - dort wird eine Sicherheitsgruppe geben, die hinten “.tl” (=Teamleitung) heißt
  - diese Sicherheitgruppe aufmachen und schauen wer die Mitglieder sind
  - das Mitglied mit dem “menschlichen” Namen ist normalerweise der Vorgesetzter von diesem Bereich
    - z.B. “Kaddous Melanie”

Token RM am und welche Variante:
- das kann man erst machen nachdem der Vorgesetzte auf die Tokenanfrage-Mail geantwortet hat

Token erstellt:
- das kann man erst machen nachdem der Vorgesetzte auf die Tokenanfrage-Mail geantwortet hat

Benutzerkonto erstellen (DC/FS)
- Auf dem Domänenkontroller (wie oben erwähnt, am besten “DJHN-DC2019”, da er im Rechenzentrum steht) in dem entsprechenden Bereich (s.o. wie man den findet) einen neuen Benutzer erstellen
  - alle notwendigen Felder ausfüllen
    - Vorname
    - Nachname
    - Vollständiger Name
      - wie folgt: <Nachname> <Vorname>
        
        das wird aber andersrum (!) vorgeschlagen
    - Benutzeranmeldename
      - <vorname>.<nachname>
    - Domäne:
      - @djhn.de (Wichtig: NICHT(!) @djhn.local)
  - Auf “Weiter” klicken
    - Kennwort
      - um Kennwort zu setzen:
        
        das Dokument R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Windows\DJHN Zugangsdaten.docx öffnen
        
        dort folgende Infos eintragen:
        
        Anrede
        
        Name
        
        z.B. “Adriana Schonach”
        
        Bereich
        
        z.B. “GTB Neckartalschule”
        
        Vorgesetzten
        
        z.B. “über Alexandra Mader”
        
        Anfangskennwort (auf der Seite2)
        
        den vorhandenen um 2-3 Zeichen ändern
        
        z.B. “LmnQr.2gwB3+zf”
        
        am besten folgende Zeichen nicht verwenden, da sie verwechselt werden können: 1, l, o, 0
        
        das Kennwort aus dem Dokumenten kopieren und in den Dialog eintragen
        
        an dieser Stelle am besten auch das Dokument ausdrucken und später ins folgendes Postfach einwerfen
        
        “Interne Hauspost” → default
        
        es gibt aber Ausnahmen, die man in der Liste sieht, die neben den Postfächern hängt
        
        z.B.
        
        “DWG Eppigen”, wenn der Mitarbeiter in DWG Eppingen arbeiten soll
        
        Note:
        
        wird normalerweise an Montagen von der Vorgesetzen abgeholt
        
        “Elsenz”, wenn der Mitarbeiter in Elsenz arbeiten soll
        
        “Ittlingen”, wenn der Mitarbeiter in Ittlingen arbeiten soll
        
        “Mühlacker”
        
        wird normalerweise per Mail an den Vorgesetzten geschickt
        
        “Samba”
        
        wird normalerweise per Mail an den Vorgesetzten geschickt, da die Hauspost dort nicht vorbeifährt
        
        Note:
        
        speichern von diesem Vorlagedokumenten ist nicht notwendig, einfach ausdrucken
  - Auf “Weiter” klicken
  - Auf “Fertigstellen” klicken

AD Anmeldetyp anpassen
- wird während des Erstellens von dem Benutzer gemacht
  - laut Steffen immer @djhn.de wählen

Den Benutzer in alle notwendigen Mailverteiler aufnehmen
- am besten sich an die anderen Mitarbeiter des Bereichs orientieren (mit Ausnahme von dem Vorgesetzen)
- auf dem DC Benutzer öffnen und den Karteireiter “Mitglied von” öffnen
- Mailverteiler alle aufnehmen
  - dort den Knopf “Hinzufügen” und im Feld “Geben Sie zu verwendenen Objektnamen ein” folgendes eintippen:
    - “Mailverteiler Mitarb”
      - dann auf “Namen überprüfen” klicken, der Wert sollte ergänzt werden
- Mailverteiler aufnehmen
  - gemeint ist Mailverteiler des Bereichs
    - z.B. “Mailverteiler DWG Fuchsbau”
- Sicherheitsgruppe aufnehmen
  - z.B. sg. … fuchsbau.team
- Sicherheitsgruppe E-Mail-Freigabe aufnehmen
  - z.B. sg.MAIL… .team
  - ACHTUNG: die Mitarbeiter nicht immer in eine solche Gruppe aufnehmen (⇒ Steffen/Simon fragen)
- Sicherheitsgruppe Token
  - SG.Token
- Sicherheitsgruppe Drucker aufnehmen
  - sg.drucker.<Ort>.<StrasseHausnummer>.<Gerät> ⇒ bei den anderen Benutzern des Bereichs nachschauen
  - Note:
    - alle Drucker befinden sich im AD im Ordner djhn.local/DJHN SG IT Systemrelevant
- Sicherheitsgruppe HS für Awareness Training aufnehmen
  - hs.<Bereich>… ⇒ bei den anderen Benutzern des Bereichs nachschauen
    - z.B.hs.FD
- In die Sicherheitsgruppe SG.VPN aufnehmen (nicht auf der “offiziellen TODO”)
  - das muss nur gemacht werden, wenn VPN notwendig ist. Das kann man entweder bei dem Vorgesetzten fragen, oder wenn der Mitarbeiter Hardware bekommt und in dem Formular “VPN benötigt: Ja” steht.
    - Note: die Gruppe SG.VPN ist dafür notwendig um den FortiAuthenticator mitzuteilen, dass der jeweilige Benutzer fürs VPN freigeschaltet werden soll.
      - Übrigens: die Synchronisationsregel, die das steuert, heißt im FortiAuthenticator DJHN-SSLVPN-SyncRule und wird ein mal pro Stunde ausgeführt.
- Mailkonto erstellen (ECP) = https://mail.djhn.de/ecp/
  - Recipients
    - Add (Plus-Zeichen oben)
    - User-Mailbox
    - Alias: <vorname>.<nachname>
    - Existing user
      - wird von DC gezogen
        
        ⇒ der Benutzer muss auf DC existieren und synchronisiert sein ⇒ evt. warten bis zur Synchronisation
    - ein bisschen runterscrollen und “More options..” anklicken
    - Mailbox database
      - DB04 wählen
        
        DB04 ist momentan die am wenigsten volle Datenbank, später kann man evtl. eine andere nehmen. Was momentan nicht gut ist: DB03 (da sie fast voll ist)
- Zugangsdaten erstellt und gedruckt (EDV → E-Mail)
  - Oben erwähnte Vorlage:R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Windows\DJHN Zugangsdaten.docx
Signatur versendet
- 2 Mails versenden:
  - Folgende Vorlage aus dem Ordner:
    - <html><a target=“_blank” href=“file:/R:/Interner%20Dienst/IT/_eine%20Ebene%20tiefer/Zugangsdaten%20MA/Windows/”>R:/Interner Dienst/IT/_eine Ebene tiefer/Zugangsdaten MA/Windows/</a></html> * <html><a target=“_blank” href=“file:/R:/Interner%20Dienst/IT/_eine%20Ebene%20tiefer/Zugangsdaten%20MA/Windows/2024 Einpflegen%20Ihrer%20DJHN%20Signatur.oft”>R:/Interner Dienst/IT/_eine Ebene tiefer/Zugangsdaten MA/Windows/2024 Einpflegen Ihrer DJHN Signatur.oft</a></html>
      - <html><a target=“_blank” href=“file:///R:/Interner%20Dienst/IT/_eine%20Ebene%20tiefer/Zugangsdaten%20MA/Windows/Zugangsdaten%20MA\Windows\2024 Kontaktdaten erfassen.oft”>R:/Interner Dienst/IT/_eine Ebene tiefer/Zugangsdaten MA/Windows/Zugangsdaten MA\Windows\2024 Kontaktdaten erfassen.oft</a></html>
WICHTIG: Vor dem nächsten Schritt die Synchronisierung auf dem AD Server (RZ-DC02) anstoßen:
- PowerShell als Administrator starten (Rechte Maustaste → “Als Admin ausführen”)
- Dort den Befehl ausführen:
  - Start-ADSyncSyncCycle
“M365: Office 365 Lizenz Exchange Online aktivieren” und “M365: Office 365 Lizenz Teams aktivieren”
- https://admin.microsoft.com/ (bzw. auf der DJHN Startseite den Link “Microsoft 365 Admin Portal” anklicken)
- mit dem Benutzer administrator_KAV@djhn.de anmelden
- Benutzer / Aktive Benutzer
- den jeweiligen Benutzer anklicken
- dort oben den Tab “Lizenzen und Apps” anklicken
- “Office 365 E1” → Häckchen rein
- Bereich “Apps” aufmachen
- Häckchen bei “Alle” raus
- Häckchen rein:
  - “Microsoft Teams” (“Exchange Online (Plan 1)” ist NICHT mehr notwendig)
- Dann auf “Änderungen speichern” klicken
- NOTES:
  - bei den Praktikanten müssen die Lizenzen nicht vergeben werden (außer wenn explizit nachgefragt wird)

Datum alles erledigt:
Wer:

Wenn alle ToDos mit Ausnahme von der Rückmeldung von dem Vorgesetzten zu Token gemacht sind:

Aufgabe auf 75% setzen
Status: “Wartet auf jemand anderen”
Titel
- “Personalmeldung:” löschen
- und vorne mit : “Token offen:” ergänzen
- z.B. : “Token offen: 2024-03-15 Eintritt Cingöz, Yasemin BeLIS Gemmingen Erzieherin”

Vorlage der Mail an die Teamleitung:
- “R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Neueinstellung - Rückmeldung erforderlich für 2-Wege-Authentifizierung.oft”
- Name des Mitarbeiters und Datum eintragen

Notes:

Zugang zu einem bestimmten (z.B. persönlichen Ordner gewähren)
- Im Explorer den Pfad mit der rechten Maustaste anklicken
  - Sicherheit / Erweitert / Hinzufügen / Prinzipal hinzufügen
    - dort den Namen eintragen und “Namen überprüfen” anklicken
  - Bei den Berechtigungen “Erweiterte Berechtigungen” (oder so) wählen
    - dann alles wählen AUSSER:
      - Vollzugriff
      - Löschen
      - Berechtigungen ändern
      - Besitz übernehmen

Wenn eine Mail an den Vorgesetzten geschrieben, von dem Vorgesetzten beantwortet wurde und dann von uns alles erledigt war
- diese “Antwortmail” vom Vorgesetzen in den Outlook-Ordner erledigte Aufträge / SG/Ordnerstruktur verschieben

Austritt

Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner “Personalmeldungen” und heißt “Z_Vorlage Personalmeldung: 2025 Austritt”.

Titel: “Personalmeldung: <YYYY-MM-DD> Austritt: <Name>, <Vorname> <Bereich>”

Folgende ToDos sind momentan (Stand 18.06.2025) zu erledigen, siehe auch die o.g. Aufgabenvorlage:

AD Vorerfassung Austritt
- Aufgabe erfassen (s.o.?)
- auf dem DC
  - User finden
    - Rechtsklick → “Eigenschaften”
      - Tab “Allgemein”
        
        Im Feld Beschreibung den Text “Austritt: <YYYY>-<MM>-<DD>” eingeben
      - Tab “Konto”:
        
        Im Feld “Konto läuft ab am” das Austrittsdatum + 1 Tag eintragen
        
        z.B. wenn Austritt am 30.09.2025 ist, dort 01.10.2025 eintragen
Mailkonto deaktivieren, prüfen wann letzter Login war
- Im ECP (=Exchange CP)
  - Im Suchfeld den Namen eintippen, und den User finden
    - dann auf den Link “…” klicken
      - dann “Disable”
  - Die Prüfung wann der letzte Login war bringt nichts, da die Daten dort nicht immer stimmen (laut Simon).
AD Konto deaktivieren, Austrittsdatum erfassen.
- User finden
  - Rechtklick
    - Konto deaktivieren
AD Konto zu Ausgeschiedene verschieben
- User finden
  - Rechtklick
    - “Verschieben…”
      - der Ordner heißt DJHN Archiv / Ausgeschiedene
Mailverteiler entfernen + Sicherheitsgruppe entfernen + VPN Zugang schließen
- User finden
  - Tab “Mitglied von”
    - alle löschen, außer(!) “Domänen-Benutzer” (=djhn.local/Users)
M365: Office 365 Lizenz Teams entfernen
- https://admin.microsoft.com/ (bzw. auf der DJHN Startseite den Link “Microsoft 365 Admin Portal” anklicken)
- mit dem Benutzer administrator_KAV@djhn.de anmelden
- …
M365: Exchange Online Lizenz entfernen
- https://admin.microsoft.com/ (bzw. auf der DJHN Startseite den Link “Microsoft 365 Admin Portal” anklicken)
- mit dem Benutzer administrator_KAV@djhn.de anmelden
- …
VPN Zugang schließen (s.o.)
E-Fax schließen (Faxserver)
- sich per mRemoteNG auf dem “Fax-Server” anmelden
- CapiFax starten (Symbol mit Hammer und Zahnrad unten in der Taskleiste)
- im CapiFax Fenster Kontenverwaltung aufmachen (das linke Symbol mit zwei Köpfen in der oberen Leiste) und nach dem Benutzer suchen
- auf den Benutzer doppelklicken und in dem Fenster auf “Konfiguration / Konto-Optionen” gehen
- dort die Nummer kopieren und in die Aufgabe reinpasten
- dann Fenster schließen und im “Konten-Verwaltung” Fenster den Benutzer löschen
- dann im “CapiFax-Konfiguration PRO (Server)” Fenster die Nummer finden und sie löschen
Arbeitsmittel prüfen und anfordern
- in der Access-DB schauen ob noch welche Arbeitsmittel dem Benutzer zugewiesen sind
Token bei MA oder Vorgesetzten angefordert?
- wenn Hardware-Token
  - ⇒ check
Token geschlossen/zurück erhalten
- Im FortiAthenticator
  - User finden
    - “One-Time Password (OTP) authentication” ausschalten

Datum alles erledigt:
Wer:

Elternzeit

Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner “Personalmeldungen” und heißt “Z_Vorlage Personalmeldung: 2025 Elternzeit”.

Titel: “Personalmeldung: <Fälligkeitsdatum> Elternzeit: <Name>, <Vorname>”
- z.B. “Personalmeldung: 2023-07-15 Eintritt Pach, Silvana”
Startdatum: <Datum der Anfrage-E-Mail>
Fälligkeitsdatum: <Datum des Entbindungstermins - 43 Tage> (Entbindungstermin normalerweise = “Beginn Elternzeit”)
- am besten im Excel ausrechnen lassen:
  - in eine leere Zelle = eintippen
  - dann die Zelle mit dem Datum reinklicken
    - es kommt z.B. folgendes raus =A23 - 43
  - wenn man jetzt Enter drückt, wird in der Zelle das korrekte Datum angezeigt

Text der ursprünglichen E-Mail reinkopieren
- ⇒ den Text der entsprechenden E-Mail an das Ende des Textes der Aufgabe reinkopieren.

Sobald die Aufgabe erfasst und gespeichert ist, muss die “Ursprungs-Email” in den Ordner Personalmeldungen

Bisherigen Mailverteiler entfernen
E-Mail Freigabe entfernen
Bisherige Sicherheitsgruppe entfernen
OE verschieben
In sg.elterzeit aufnehmen
Sicherheitsgruppe HS. entfernen
Hornet Control Panel in Elternzeit hinterlegen
Arbeitsmittel zurück erhalten

Datum alles erledigt:
Wer:

Veränderung

In ActiveDirectory:
- Den Benutzer in den neuen Bereich verschieben
- Dem Benutzer alle neuen Gruppen zuweisen
- Dem Benutzer aus den “alten” Gruppen herausnehmen, aber nicht aus denen, die den Zugriff auf den Ordner auf dem Laufwerk regeln (normalerweise endet der Name der Gruppe mit “Team” oder so)
  - z.B. “sg.HZE.W3.IWGRosbachhaus.Team”
- die Aufgabe auf “Erinnerung” in 14 Tagen setzen, dann den aus der “alten” Gruppe entfernen
- …

Vorlage um Zugriff auf Laufwerk R: ab einem bestimmten Datum abzuschalten
- R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Änderung Zugriff Laufwerk R.oft
- Wozu das gut sein soll:
  - Mitarbeiter wechselt von “AbtA” nach “AbtB”, also müssen für die Übergangszeit die Ordner von “AbtA” und gleichzeitig, die Ordner von “AbtB” aber zugänglich sein. Ab einem bestimmten Zeitpunkt wird aber Zugang zu den “AbtA” Ordnern abgeschaltet sein. Die E-Mail informiert den Benutzer darüber.

Wenn Kostenstelle geändert wird und der Mitarbeiter Hardware hat:
- bei dem Vorgesetzten fragen, ob die Hardware in der Gruppe oder bei dem Mitarbeiter bleibt
  - wenn bei dem Mitarbeiter, muss man
    - die Daten in der DB ändern
    - in der “Anlagengut-Excel”

Benutzer wiederherstellen

Wenn der Benutzer in der Gruppe “Ausgeschiedene” sich befindet, dann muss man ihn:

* In die richtige Gruppe verschieben
* das Konto im Active Directory aktivieren
* sein Mail-Konto wiederherstellen
  * in der Benutzerliste im Exchange auf das Symbol "..." klicken
  * dann auf "Connect a mailbox"
  * dort die noch vorhandene Mailbox wählen
* im FortiAuthenticator Token zuweisen
  * der Benutzer wird nicht sofort sichtbar, da die Sync Rules nur ein Mal pro Stunde laufen, deshalb:
    * auf die "Remote Users Sync Rules" gehen und dort die Sync Rule "DJHN-SG.Token-SyncRule" manuell starten

Misc

FortiAuthenticator
- Wenn etwas an dem Benutzer geändert wird (z.B. der Name war falsch geschrieben) muss man die Änderungen, die man auf Active Directory gemacht hat synchronisieren. Die Synchronisierung läuft normalerweise aber nur 1 mal pro Stunde. Die Synchronisierung kann aber auch manuell angestoßen werden. Und zwar links im Navigationsmenü “Authentication / User Management / Remote User Synch Rules” und dann die Rule “DJHN-SG.Token-SyncRule” mit Checkbox anwählen und oben auf den Knopf “Manual Sync” drücken.

Wenn alle Personalmeldungen aus einer E-Mail verarbeitet sind:
- die Mail mit der Kategorie “Kalaschnikow” versehen werden
- die Mail in den Ordner “Personalmeldungen” verschieben

“CHZ Haghaus” und “TAK Haghaus”
- “CHZ Haghaus” und “TAK Haghaus” sind 2 verschiedene Gruppen
  - CHZ Haghaus = djhn.local/DJHN/GF/SBB/CHZ/JungenschuleHaghaus
  - TAK Haghaus = djhn.local/DJHN/GF/HZE/W3/TAK/Hag/Leuchtturm/Kollegium

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