Rechnungen bearbeiten

DJHN

Rechnungen können als Mail oder auf Papier kommen. Die Prozedur für die Rechnungen, die per Mail reinkommen, ist gleich, aber:
- die Mail muss noch in den entsprechenden Ordner reingeschoben werden
- die PDF muss in dem entsprechenden Ordner gespeichert werden

GigaNetz Rechnungen
- ausdrucken
- PDFs:
  - wird (noch?) nicht gemacht
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Telefon/GigaNetz/<Adresse der Außenstelle>/Rechnungen verschoben werden

NetPlans Rechnungen
- ausdrucken
- PDFs:
  - müssen im entsprechendem Ordner in R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\Netplans\Rechnungen gespeichert werden
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner NetPlans/Rechnungen (Fileserver) verschoben werden
- N.B.:
  - meistens die Kostenstelle ist die 6050000 (IT).
  - Ausnahme:
    - bei den Rechnungen über “Microsoft CSP” Vertragsnummer 18140 auf dem Stempel 2 Einträge machen, wobei WICHTIG: beide mit der MWSt versehen und zwar so, dass die Summe wieder stimmt
      - der Betrag ist kleiner als 1€ (Oktober 2025 = 0,52 € ; mit MWSt = 0,62 €)
        
        gehen an die Kostenstelle 8201000 (Öffentlichkeitsarbeit)
      - der andere Betrag auf der Rechnung (Oktober 2025 = 136,50 €; mit MWSt = 162,44 €)
        
        geht auf die Kostenstelle 6050000 (IT)

NWE Rechnungen
- ausdrucken
- PDFs:
  - müssen im entsprechendem Ordner in R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\NWE\Rechnungen (?) gespeichert werden
  - die Datei muss umbenannt werden in <YYYY> <MM> <Rechnungsnummer>.pdf
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner NWE/Rechnungen verschoben werden
- N.B.:
  - meistens die Kostenstelle ist die 6050000 (IT).

Rechnungen von Telekom zu Mobilfunknummern
- hier sind momentan nur AUSNAHMEN gelistet, wie z.B. die Rechnungen für:
  - 0173 7061379
    - KSt. 1019300 (“Samba übergreifend”)
  - NOTE:
    - normalerweise auf derselben Rechnung gibt es noch eine Position für Mobilfunknummer 0171 4787892 (damit wird ein “eigener Mobilfunk-Zugangspunkt” geschaltet)
      - sie ist aber so gut wie immer mit 0 Euro
      - wenn das nicht 0 Euro sind ⇒ Steffen fragen welche Kostenstelle
- ausdrucken (s. auch den Punkt “Rechnungen auf Papier”)
- PDFs:
  - MÜSSEN NICHT auf R:\ gespeichert werden
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Mobilfunk/T-Mobile verschoben werden

Rechnungen von Telekom zu Festnetzanschlüssen
- ausdrucken (s. auch den Punkt “Rechnungen auf Papier”)
- PDFs:
  - MÜSSEN NICHT auf R:\ gespeichert werden
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Telefon/Anschlüsse/<entsprechende Adresse> verschoben werden

Rechnungen von Pfalzkom
- ausdrucken (s. auch den Punkt “Rechnungen auf Papier”)
- PDFs:
  - MÜSSEN NICHT auf R:\ gespeichert werden (?)
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Lieferanten/Pfalzkom verschoben werden
- N.B.:
  - die Kostenstelle ist die 6050000 (IT).

Rechnungen von Telemaxx
- ausdrucken (s. auch den Punkt “Rechnungen auf Papier”)
- PDFs:
  - MÜSSEN NICHT auf R:\ gespeichert werden
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Telefon/Anschlüsse/Eppingen BHF Telemaxx verschoben werden

Rechnungen von logiway
- ausdrucken (s. auch den Punkt “Rechnungen auf Papier”)
- Kostenstelle : 6050000 (IT)
- PDFs:
  - MÜSSEN NICHT auf R:\ gespeichert werden
- Mails:
  - müssen in den Outlook-Ordner Lieferanten/Logiway verschoben werden

Rechnungen von Vodafone
- zu GigaCube (s. auch die Email “GigaCube Güglingen” von Lea Wiesbauer im Outlook Ordner “Mobilfunk / VF - GÜ Güglingen”)
  - Kostenstelle : 1030010
  - „GÜ UMA“ neben dem Stempel schreiben, damit die Buchhaltung weiß was das ist
- zu Vodafone TV Connect
  - Kostenstelle :
    - 1190200 (wenn Innsbruckerstr 31/1)
    - 1190203 (wenn Innsbruckerstr 31)
  - Mails:
    - müssen in den Outlook-Ordner in den folgenden Ordner verschoben werden:
      - Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31 (wenn “31”)
      - Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31/1 (wenn “31/1”)
  - PDFs:
    - müssen NICHT auf R:\ gespeichert werden
- alle anderen Vodafone Rechnungen
  - Kostenstelle :
    - …
  - Mails:
    - müssen in den Outlook-Ordner in den jeweiligen Standort-Ordner verschoben werden:
      - Telefon / Anschlüsse / <Adresse> / Rechnungen
        
        bspw. : Telefon / Anschlüsse / HN Hermann-Wolf VF / Rechnungen
  - PDFs:
    - müssen NICHT auf R:\ gespeichert werden

Rechnungen auf Papier (auch die ausgedruckten PDFs)
- stempeln
- eigenen Kürzel eintragen
- Kostenstelle eintragen
  - Hilfe um Kostenstelle zu finden:
    - Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht2025.xlsx
    - Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc):
      - C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf
    - nach Adresse suchen, dann wird normalerweise die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar
      - Ausnahmen:
        
        Telekom
        
        nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen
  - Kostenstelle IT : 6050000
  - Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen

Nach der Digitalisierung

Mails mit PDFs
- 1. an die FiBu weiterleiten (“Rechnungen IT an FIBU”): mailto:USIT.syprd.ma100.f13.f2ppa.stfi.c12356.cosingle_doc@rechnung-ip.de
- 2. die PDF im entsprechenden Ordner auf R: speichern
  - e.g. R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\Vodafone\Kirchardt, Hauptstr. 13\2026
    - Der _ALTE_ Ordnerpfad:
      - R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschlüsse\…
- 3. Die Mail im entsprechenden Outlook-Ordner speichern
  - e.g. \\IT-Abteilung\Posteingang\Telefon\Anschlüsse\Eppingen JKH

Mails von freigabe@rechnung-ip.de
- zuerst schauen, ob die “für mich” ist. Folgende Lieferanten sollen von Steffen/Simon bearbeitet, da noch eine Umbuchung gemacht werden muss:
  - Bürotec
  - O2
  - Ricoh
  - Syno
  - Telemaxx
- Den Anhang aufmachen
- in dem “IP-Programm”
  - unter “Standard-Rech.pos.” Kostenstelle eintragen (über Doppelclick auf dem Satz UNTEN(!))
  - Hilfe um Kostenstelle zu finden:
    - Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht 2026.xlsx
    - Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc):
      - C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf
    - nach Adresse suchen, dann wird normalerweise die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar
      - Ausnahmen:
        
        Telekom
        
        nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen
  - Kostenstelle IT : 6050000
  - Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen
  - Kommentar eintragen
    - immer “KAV”
  - Stempel
    - Sachl. Rechn. …
    - Nächster Bearbeiter …
  - Die Kopie der Rechnung speichern (über Disketten-Symbol oben)
    - Pfad R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\<Lieferant>
      - wenn die Rechnung vorher bei der IT war sollte sie eigentlich schon in dem Ordner sein.
        
        (da z.B. vorher direkt von Vodafone an uns geschickt wurde und wir leiteten sie weiter an die FiBu)

Rechnungen auf Papier
- wenn sie bei uns im Postfach landen → einfach in das “FiBu” Postfach einwerfen