personalmeldungen_erfassen
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| personalmeldungen_erfassen [2025/11/27 10:06] – kalaschnikow | personalmeldungen_erfassen [2026/10/27 08:07] (current) – kalaschnikow | ||
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| Line 1: | Line 1: | ||
| + | ====== Personalmeldungen erfassen ====== | ||
| + | |||
| + | [[DJHN]] | ||
| + | |||
| + | * N.B. Wenn alle Personalmeldungen aus einer E-Mail verarbeitet sind: | ||
| + | * die Mail mit der Kategorie " | ||
| + | * die Mail in den Ordner " | ||
| + | |||
| + | ===== Eintritt ===== | ||
| + | |||
| + | Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner " | ||
| + | |||
| + | * Titel: " | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * Startdatum: <Datum der Anfrage-E-Mail> | ||
| + | * Fälligkeitsdatum: | ||
| + | |||
| + | * Text der ursprünglichen E-Mail reinkopieren | ||
| + | * => den Text der entsprechenden E-Mail an das Ende des Textes der Aufgabe reinkopieren. | ||
| + | |||
| + | * Sobald die Aufgabe erfasst und gespeichert ist, muss die " | ||
| + | |||
| + | * Wer der Vorgesetze ist kann man anhand der folgenden Liste herausfinden: | ||
| + | * '' | ||
| + | * Ausnahmen bzw. Sonderfälle : | ||
| + | * CHZ Außenstellen => Frau Doris Hohmann fragen | ||
| + | * CHZ übergreifend => Hohmann, Doris | ||
| + | * Fallsteuerung => Bentzinger, Jan | ||
| + | * ILKA => Hummel, Luis | ||
| + | * JuCon => Bentzinger, Jan | ||
| + | * KOMFÖ übergreifend => Tim Gensrich fragen | ||
| + | |||
| + | * N.B. | ||
| + | * Wenn die Leute als " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Folgende ToDos sind momentan (Stand 17.06.2025) zu erledigen, siehe auch die o.g. Aufgabenvorlage: | ||
| + | |||
| + | * Token Anfrage an Vorgesetzte versendet | ||
| + | * N.B. wenn der Mitarbeiter ein Diensthandy bekommen wird: wird normalerweise die mobile Variante von dem Token erstellt und die Anfrage an den Vorgesetzen entfällt | ||
| + | * Ob der Mitarbeiter ein Handy bekommt kann man in den Aufgaben " | ||
| + | * Vorlage: '' | ||
| + | * In der Vorlage alles notwendige ausfüllen: | ||
| + | * Name, Vorname | ||
| + | * Datum (=Einstellungsdatum) | ||
| + | * Und dann an den Vorgesetzten abschicken | ||
| + | * Wer der Vorgesetzter ist kann man wie folgt herausfinden: | ||
| + | * auf dem Domänenkontroller (am besten " | ||
| + | * Z.B. "DWG Fuchsbau" | ||
| + | * N.B. Manche Bereiche heißen anders als in der " | ||
| + | * Reiterhof = Sattelfest | ||
| + | * Kleinkindgruppe Kleingartach = DWG Fuchsbau | ||
| + | * beim gefundenen " | ||
| + | * Z.B. " | ||
| + | * Note: wenn der Karteireiter nicht sichtbar ist, muss man im Menü " | ||
| + | * zu diesem Pfad im Baum springen | ||
| + | * dort wird eine Sicherheitsgruppe geben, die hinten " | ||
| + | * diese Sicherheitgruppe aufmachen und schauen wer die Mitglieder sind | ||
| + | * das Mitglied mit dem " | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | |||
| + | * Token RM am und welche Variante: | ||
| + | * das kann man erst machen nachdem der Vorgesetzte auf die Tokenanfrage-Mail geantwortet hat | ||
| + | |||
| + | * Token erstellt: | ||
| + | * das kann man erst machen nachdem der Vorgesetzte auf die Tokenanfrage-Mail geantwortet hat | ||
| + | |||
| + | * Benutzerkonto erstellen (DC/FS) | ||
| + | * Auf dem Domänenkontroller (wie oben erwähnt, am besten " | ||
| + | * alle notwendigen Felder ausfüllen | ||
| + | * Vorname | ||
| + | * Nachname | ||
| + | * Vollständiger Name | ||
| + | * wie folgt: ''< | ||
| + | * das wird aber andersrum (!) vorgeschlagen | ||
| + | * Benutzeranmeldename | ||
| + | * ''< | ||
| + | * Domäne: | ||
| + | * '' | ||
| + | * Auf " | ||
| + | * Kennwort | ||
| + | * um Kennwort zu setzen: | ||
| + | * das Dokument '' | ||
| + | * dort folgende Infos eintragen: | ||
| + | * Anrede | ||
| + | * Name | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * Bereich | ||
| + | * z.B. "GTB Neckartalschule" | ||
| + | * Vorgesetzten | ||
| + | * z.B. "über Alexandra Mader" | ||
| + | * Anfangskennwort (auf der Seite2) | ||
| + | * den vorhandenen um 2-3 Zeichen ändern | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * am besten folgende Zeichen nicht verwenden, da sie verwechselt werden können: 1, l, o, 0 | ||
| + | * das Kennwort aus dem Dokumenten kopieren und in den Dialog eintragen | ||
| + | * an dieser Stelle am besten auch das Dokument ausdrucken und später ins folgendes Postfach einwerfen | ||
| + | * " | ||
| + | * es gibt aber Ausnahmen, die man in der Liste sieht, die neben den Postfächern hängt | ||
| + | * z.B. | ||
| + | * "DWG Eppigen", | ||
| + | * Note: | ||
| + | * wird normalerweise an Montagen von der Vorgesetzen abgeholt | ||
| + | * " | ||
| + | * " | ||
| + | * " | ||
| + | * wird normalerweise per Mail an den Vorgesetzten geschickt | ||
| + | * " | ||
| + | * wird normalerweise per Mail an den Vorgesetzten geschickt, da die Hauspost dort nicht vorbeifährt | ||
| + | * Note: | ||
| + | * speichern von diesem Vorlagedokumenten ist nicht notwendig, einfach ausdrucken | ||
| + | * Auf " | ||
| + | * Auf " | ||
| + | |||
| + | * AD Anmeldetyp anpassen | ||
| + | * wird während des Erstellens von dem Benutzer gemacht | ||
| + | * laut Steffen immer '' | ||
| + | |||
| + | * Den Benutzer in alle notwendigen Mailverteiler aufnehmen | ||
| + | * am besten sich an die anderen Mitarbeiter des Bereichs orientieren (mit Ausnahme von dem Vorgesetzen) | ||
| + | * auf dem DC Benutzer öffnen und den Karteireiter " | ||
| + | * Mailverteiler alle aufnehmen | ||
| + | * dort den Knopf " | ||
| + | * " | ||
| + | * dann auf "Namen überprüfen" | ||
| + | * Mailverteiler aufnehmen | ||
| + | * gemeint ist Mailverteiler des Bereichs | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * Sicherheitsgruppe aufnehmen | ||
| + | * z.B. '' | ||
| + | * Sicherheitsgruppe E-Mail-Freigabe aufnehmen | ||
| + | * z.B. '' | ||
| + | * ACHTUNG: die Mitarbeiter nicht immer in eine solche Gruppe aufnehmen (=> Steffen/ | ||
| + | * Sicherheitsgruppe Token | ||
| + | * '' | ||
| + | * Sicherheitsgruppe Drucker aufnehmen | ||
| + | * '' | ||
| + | * Note: | ||
| + | * alle Drucker befinden sich im AD im Ordner '' | ||
| + | * Sicherheitsgruppe HS für Awareness Training aufnehmen | ||
| + | * '' | ||
| + | * z.B.'' | ||
| + | * In die Sicherheitsgruppe '' | ||
| + | * das muss nur gemacht werden, wenn VPN notwendig ist. Das kann man entweder bei dem Vorgesetzten fragen, oder wenn der Mitarbeiter Hardware bekommt und in dem Formular "VPN benötigt: Ja" steht. | ||
| + | * Note: die Gruppe '' | ||
| + | * Übrigens: die Synchronisationsregel, | ||
| + | * Mailkonto erstellen (ECP) = https:// | ||
| + | * Recipients | ||
| + | * Add (Plus-Zeichen oben) | ||
| + | * User-Mailbox | ||
| + | * Alias: ''< | ||
| + | * Existing user | ||
| + | * wird von DC gezogen | ||
| + | * => der Benutzer muss auf DC existieren und synchronisiert sein => evt. warten bis zur Synchronisation | ||
| + | * ein bisschen runterscrollen und "More options.." | ||
| + | * Mailbox database | ||
| + | * '' | ||
| + | * DB04 ist momentan die am wenigsten volle Datenbank, später kann man evtl. eine andere nehmen. Was momentan nicht gut ist: '' | ||
| + | * Zugangsdaten erstellt und gedruckt (EDV -> E-Mail) | ||
| + | * Oben erwähnte Vorlage:'' | ||
| + | * Signatur versendet | ||
| + | * 2 Mails versenden: | ||
| + | * Folgende Vorlage aus dem Ordner: | ||
| + | * < | ||
| + | * < | ||
| + | * < | ||
| + | * WICHTIG: Vor dem nächsten Schritt die Synchronisierung auf dem AD Server ('' | ||
| + | * PowerShell als Administrator starten (Rechte Maustaste -> "Als Admin ausführen" | ||
| + | * Dort den Befehl ausführen: | ||
| + | * '' | ||
| + | * "M365: Office 365 Lizenz Exchange Online aktivieren" | ||
| + | * https:// | ||
| + | * mit dem Benutzer '' | ||
| + | * Benutzer / Aktive Benutzer | ||
| + | * den jeweiligen Benutzer anklicken | ||
| + | * dort oben den Tab " | ||
| + | * " | ||
| + | * Bereich " | ||
| + | * Häckchen bei " | ||
| + | * Häckchen rein: | ||
| + | * " | ||
| + | * Dann auf " | ||
| + | * NOTES: | ||
| + | * bei den Praktikanten müssen die Lizenzen nicht vergeben werden (außer wenn explizit nachgefragt wird) | ||
| + | |||
| + | * Datum alles erledigt: | ||
| + | * Wer: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Wenn alle ToDos mit Ausnahme von der Rückmeldung von dem Vorgesetzten zu Token gemacht sind: | ||
| + | |||
| + | * Aufgabe auf 75% setzen | ||
| + | * Status: " | ||
| + | * Titel | ||
| + | * " | ||
| + | * und vorne mit : "Token offen:" | ||
| + | * z.B. : "Token offen: 2024-03-15 Eintritt Cingöz, Yasemin BeLIS Gemmingen Erzieherin" | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * Vorlage der Mail an die Teamleitung: | ||
| + | * " | ||
| + | * Name des Mitarbeiters und Datum eintragen | ||
| + | |||
| + | |||
| + | |||
| + | Notes: | ||
| + | |||
| + | * Zugang zu einem bestimmten (z.B. persönlichen Ordner gewähren) | ||
| + | * Im Explorer den Pfad mit der rechten Maustaste anklicken | ||
| + | * Sicherheit / Erweitert / Hinzufügen / Prinzipal hinzufügen | ||
| + | * dort den Namen eintragen und "Namen überprüfen" | ||
| + | * Bei den Berechtigungen " | ||
| + | * dann alles wählen AUSSER: | ||
| + | * Vollzugriff | ||
| + | * Löschen | ||
| + | * Berechtigungen ändern | ||
| + | * Besitz übernehmen | ||
| + | |||
| + | * Wenn eine Mail an den Vorgesetzten geschrieben, | ||
| + | * diese " | ||
| + | |||
| + | ===== Austritt ===== | ||
| + | |||
| + | Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner " | ||
| + | |||
| + | * Titel: " | ||
| + | |||
| + | Folgende ToDos sind momentan (Stand 18.06.2025) zu erledigen, siehe auch die o.g. Aufgabenvorlage: | ||
| + | * AD Vorerfassung Austritt | ||
| + | * Aufgabe erfassen (s.o.?) | ||
| + | * auf dem DC | ||
| + | * User finden | ||
| + | * Rechtsklick -> " | ||
| + | * Tab " | ||
| + | * Im Feld Beschreibung den Text " | ||
| + | * Tab " | ||
| + | * Im Feld "Konto läuft ab am" das Austrittsdatum + 1 Tag eintragen | ||
| + | * z.B. wenn Austritt am 30.09.2025 ist, dort 01.10.2025 eintragen | ||
| + | * Mailkonto deaktivieren, | ||
| + | * Im ECP (=Exchange CP) | ||
| + | * Im Suchfeld den Namen eintippen, und den User finden | ||
| + | * dann auf den Link " | ||
| + | * dann " | ||
| + | * Die Prüfung wann der letzte Login war bringt nichts, da die Daten dort nicht immer stimmen (laut Simon). | ||
| + | * AD Konto deaktivieren, | ||
| + | * User finden | ||
| + | * Rechtklick | ||
| + | * Konto deaktivieren | ||
| + | * AD Konto zu Ausgeschiedene verschieben | ||
| + | * User finden | ||
| + | * Rechtklick | ||
| + | * " | ||
| + | * der Ordner heißt '' | ||
| + | * Mailverteiler entfernen + Sicherheitsgruppe entfernen + VPN Zugang schließen | ||
| + | * User finden | ||
| + | * Tab " | ||
| + | * alle löschen, außer(!) " | ||
| + | * M365: Office 365 Lizenz Teams entfernen | ||
| + | * https:// | ||
| + | * mit dem Benutzer '' | ||
| + | * ... | ||
| + | * M365: Exchange Online Lizenz entfernen | ||
| + | * https:// | ||
| + | * mit dem Benutzer '' | ||
| + | * ... | ||
| + | * VPN Zugang schließen (s.o.) | ||
| + | * E-Fax schließen (Faxserver) | ||
| + | * sich per mRemoteNG auf dem " | ||
| + | * CapiFax starten (Symbol mit Hammer und Zahnrad unten in der Taskleiste) | ||
| + | * im CapiFax Fenster Kontenverwaltung aufmachen (das linke Symbol mit zwei Köpfen in der oberen Leiste) und nach dem Benutzer suchen | ||
| + | * auf den Benutzer doppelklicken und in dem Fenster auf " | ||
| + | * dort die Nummer kopieren und in die Aufgabe reinpasten | ||
| + | * dann Fenster schließen und im " | ||
| + | * dann im " | ||
| + | * Arbeitsmittel prüfen und anfordern | ||
| + | * in der Access-DB schauen ob noch welche Arbeitsmittel dem Benutzer zugewiesen sind | ||
| + | * Token bei MA oder Vorgesetzten angefordert? | ||
| + | * wenn Hardware-Token | ||
| + | * => check | ||
| + | * Token geschlossen/ | ||
| + | * Im FortiAthenticator | ||
| + | * User finden | ||
| + | * " | ||
| + | |||
| + | * Datum alles erledigt: | ||
| + | * Wer: | ||
| + | |||
| + | ===== Elternzeit ===== | ||
| + | |||
| + | Die Aufgabe, die erledigt werden soll, liegt im Ordner " | ||
| + | |||
| + | * Titel: " | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * Startdatum: <Datum der Anfrage-E-Mail> | ||
| + | * Fälligkeitsdatum: | ||
| + | * am besten im Excel ausrechnen lassen: | ||
| + | * in eine leere Zelle '' | ||
| + | * dann die Zelle mit dem Datum reinklicken | ||
| + | * es kommt z.B. folgendes raus '' | ||
| + | * wenn man jetzt Enter drückt, wird in der Zelle das korrekte Datum angezeigt | ||
| + | |||
| + | * Text der ursprünglichen E-Mail reinkopieren | ||
| + | * => den Text der entsprechenden E-Mail an das Ende des Textes der Aufgabe reinkopieren. | ||
| + | |||
| + | * Sobald die Aufgabe erfasst und gespeichert ist, muss die " | ||
| + | |||
| + | * Bisherigen Mailverteiler entfernen | ||
| + | * E-Mail Freigabe entfernen | ||
| + | * Bisherige Sicherheitsgruppe entfernen | ||
| + | * OE verschieben | ||
| + | * In sg.elterzeit aufnehmen | ||
| + | * Sicherheitsgruppe HS. entfernen | ||
| + | * Hornet Control Panel in Elternzeit hinterlegen | ||
| + | * Arbeitsmittel zurück erhalten | ||
| + | |||
| + | * Datum alles erledigt: | ||
| + | * Wer: | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ===== Veränderung ===== | ||
| + | |||
| + | * In ActiveDirectory: | ||
| + | * Den Benutzer in den neuen Bereich verschieben | ||
| + | * Dem Benutzer alle neuen Gruppen zuweisen | ||
| + | * Dem Benutzer aus den " | ||
| + | * z.B. " | ||
| + | * die Aufgabe auf " | ||
| + | * ... | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * Vorlage um Zugriff auf Laufwerk R: ab einem bestimmten Datum abzuschalten | ||
| + | * '' | ||
| + | * Wozu das gut sein soll: | ||
| + | * Mitarbeiter wechselt von " | ||
| + | |||
| + | * Wenn Kostenstelle geändert wird und der Mitarbeiter Hardware hat: | ||
| + | * bei dem Vorgesetzten fragen, ob die Hardware in der Gruppe oder bei dem Mitarbeiter bleibt | ||
| + | * wenn bei dem Mitarbeiter, | ||
| + | * die Daten in der DB ändern | ||
| + | * in der " | ||
| + | ===== Benutzer wiederherstellen ===== | ||
| + | |||
| + | Wenn der Benutzer in der Gruppe " | ||
| + | | ||
| + | * In die richtige Gruppe verschieben | ||
| + | * das Konto im Active Directory aktivieren | ||
| + | * sein Mail-Konto wiederherstellen | ||
| + | * in der Benutzerliste im Exchange auf das Symbol " | ||
| + | * dann auf " | ||
| + | * dort die noch vorhandene Mailbox wählen | ||
| + | * im FortiAuthenticator Token zuweisen | ||
| + | * der Benutzer wird nicht sofort sichtbar, da die Sync Rules nur ein Mal pro Stunde laufen, deshalb: | ||
| + | * auf die " | ||
| + | ===== Misc ===== | ||
| + | |||
| + | * FortiAuthenticator | ||
| + | * Wenn etwas an dem Benutzer geändert wird (z.B. der Name war falsch geschrieben) muss man die Änderungen, | ||
| + | |||
| + | * Wenn alle Personalmeldungen aus einer E-Mail verarbeitet sind: | ||
| + | * die Mail mit der Kategorie " | ||
| + | * die Mail in den Ordner " | ||
| + | |||
| + | |||
| + | * "CHZ Haghaus" | ||
| + | * "CHZ Haghaus" | ||
| + | * CHZ Haghaus = '' | ||
| + | * TAK Haghaus = '' | ||