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--- rechnungen_bearbeiten [2026/02/17 13:41] – [Nach der Digitalisierung] kalaschnikow
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+====== Rechnungen bearbeiten ======
+[[DJHN]]
+  * Rechnungen können als Mail oder auf Papier kommen. Die Prozedur für die Rechnungen, die per Mail reinkommen, ist gleich, aber:
+    * die Mail muss noch in den entsprechenden Ordner reingeschoben werden
+    * die PDF muss in dem entsprechenden Ordner gespeichert werden
+  * GigaNetz Rechnungen
+    * ausdrucken
+    * PDFs:
+      * wird (noch?) nicht gemacht
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/GigaNetz/<Adresse der Außenstelle>/Rechnungen'' verschoben werden
+  * NetPlans Rechnungen
+    * ausdrucken
+    * PDFs:
+      * müssen im entsprechendem Ordner in ''R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\Netplans\Rechnungen'' gespeichert werden
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''NetPlans/Rechnungen (Fileserver)'' verschoben werden
+    * N.B.:
+      * meistens die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT).
+      * Ausnahme:
+        * bei den Rechnungen über "Microsoft CSP" Vertragsnummer ''18140'' auf dem Stempel 2 Einträge machen, wobei WICHTIG: beide mit der MWSt versehen und zwar so, dass die Summe wieder stimmt
+          * der Betrag ist kleiner als 1€  (Oktober 2025 = 0,52 € ; mit MWSt = 0,62 €)
+            * gehen an die Kostenstelle ''8201000'' (Öffentlichkeitsarbeit)
+          * der andere Betrag auf der Rechnung (Oktober 2025 = 136,50 €; mit MWSt = 162,44 €)
+            * geht auf die Kostenstelle ''6050000'' (IT)
+  * NWE Rechnungen
+    * ausdrucken
+    * PDFs:
+      * müssen im entsprechendem Ordner in ''R:\Interner Dienst\IT\Dienstleister\NWE\Rechnungen'' (?) gespeichert werden
+      * die Datei muss umbenannt werden in ''<YYYY> <MM> <Rechnungsnummer>.pdf''
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''NWE/Rechnungen'' verschoben werden
+    * N.B.:
+      * meistens die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT).
+  * Rechnungen von Telekom zu Mobilfunknummern
+    * hier sind momentan nur AUSNAHMEN gelistet, wie z.B. die Rechnungen für:
+      * ''0173 7061379''
+        * KSt. ''1019300'' ("Samba übergreifend")
+      * NOTE:
+        * normalerweise auf derselben Rechnung gibt es noch eine Position für Mobilfunknummer ''0171 4787892'' (damit wird ein "eigener Mobilfunk-Zugangspunkt" geschaltet)
+          * sie ist aber so gut wie immer mit 0 Euro
+          * wenn das nicht 0 Euro sind => Steffen fragen welche Kostenstelle
+    * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier")
+    * PDFs:
+      * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Mobilfunk/T-Mobile'' verschoben werden
+  * Rechnungen von Telekom zu Festnetzanschlüssen
+    * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier")
+    * PDFs:
+      * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/Anschlüsse/<entsprechende Adresse>'' verschoben werden
+  * Rechnungen von Pfalzkom
+    * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier")
+    * PDFs:
+      * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden (?)
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Lieferanten/Pfalzkom'' verschoben werden
+    * N.B.:
+      * die Kostenstelle ist die ''6050000'' (IT).
+  * Rechnungen von Telemaxx
+    * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier")
+    * PDFs:
+      * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Telefon/Anschlüsse/Eppingen BHF Telemaxx'' verschoben werden
+  * Rechnungen von logiway
+    * ausdrucken (s. auch den Punkt "Rechnungen auf Papier")
+    * Kostenstelle : 6050000 (IT)
+    * PDFs:
+      * MÜSSEN NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+    * Mails:
+      * müssen in den Outlook-Ordner ''Lieferanten/Logiway'' verschoben werden
+  * Rechnungen von Vodafone
+    * zu GigaCube (s. auch die Email "GigaCube Güglingen" von Lea Wiesbauer im Outlook Ordner "Mobilfunk / VF - GÜ Güglingen")
+      * Kostenstelle : 1030010
+      * „GÜ UMA“ neben dem Stempel schreiben, damit die Buchhaltung weiß was das ist
+    * zu Vodafone TV Connect
+      * Kostenstelle :
+        * 1190200 (wenn Innsbruckerstr 31/1)
+        * 1190203 (wenn Innsbruckerstr 31)
+      * Mails:
+        * müssen in den Outlook-Ordner in den folgenden Ordner verschoben werden:
+          * ''Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31'' (wenn "31")
+          * ''Kabel-TV / HN Innsbrucker Str.31/1'' (wenn "31/1")
+      * PDFs:
+        * müssen NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+    * alle anderen Vodafone Rechnungen
+      * Kostenstelle :
+        * ...
+      * Mails:
+        * müssen in den Outlook-Ordner in den jeweiligen Standort-Ordner verschoben werden:
+          * ''Telefon / Anschlüsse / <Adresse> / Rechnungen''
+            * bspw. : ''Telefon / Anschlüsse / HN Hermann-Wolf VF / Rechnungen''
+      * PDFs:
+        * müssen NICHT auf ''R:\'' gespeichert werden
+  * Rechnungen auf Papier (auch die ausgedruckten PDFs)
+    * stempeln
+    * eigenen Kürzel eintragen
+    * Kostenstelle eintragen
+      * Hilfe um Kostenstelle zu finden:
+        * Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht2025.xlsx''
+        * Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc):
+          * ''C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf''
+        * nach Adresse suchen, dann wird **normalerweise** die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar
+          * Ausnahmen:
+            * Telekom
+              * nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen
+      * Kostenstelle IT : ''6050000''
+      * Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen
+===== Nach der Digitalisierung =====
+  * Mails mit PDFs
+    * 1. an die **FiBu weiterleiten** ("Rechnungen IT an FIBU"): mailto:USIT.syprd.ma100.f13.f2ppa.stfi.c12356.cosingle_doc@rechnung-ip.de
+    * 2. die PDF im entsprechenden **Ordner auf R: speichern**
+      * e.g. ''R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\Vodafone\Kirchardt, Hauptstr. 13\2026''
+        * Der _ALTE_ Ordnerpfad:
+          * ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschlüsse\...''
+    * 3. Die Mail im entsprechenden **Outlook-Ordner speichern**
+      * e.g. ''\\IT-Abteilung\Posteingang\Telefon\Anschlüsse\Eppingen JKH''
+  * Mails von ''freigabe@rechnung-ip.de''
+    * zuerst schauen, ob die "für mich" ist. Folgende Lieferanten sollen von Steffen/Simon bearbeitet, da noch eine Umbuchung gemacht werden muss:
+      * Bürotec
+      * O2
+      * Ricoh
+      * Syno
+      * Telemaxx
+    * Den Anhang aufmachen
+    * in dem "IP-Programm"
+      * unter "Standard-Rech.pos." Kostenstelle eintragen (über Doppelclick auf dem Satz UNTEN(!))
+      * Hilfe um Kostenstelle zu finden:
+        * Bei den Telefon-/Kabel-Rechnungen (z.B. Vodafone, Telekom etc) ''R:\Interner Dienst\IT\Telekommunikation\Telefonanschluss und TK Übersicht 2026.xlsx''
+        * Bei allen anderen Rechnungen (Amazon etc):
+          * ''C:\Users\valeri.kalaschnikow\Desktop\KSt Struktur_Stand 04.2025_geschwaerzt.pdf''
+        * nach Adresse suchen, dann wird **normalerweise** die entsprechende Kostenstelle in der gleichen Zeile sichtbar
+          * Ausnahmen:
+            * Telekom
+              * nach Buchungskonto (oder Hauptrufnummer) suchen
+      * Kostenstelle IT : ''6050000''
+      * Manchmal ist die Kostenstelle nach der Adresse zu suchen
+      * Kommentar eintragen
+        * immer "KAV"
+      * Stempel
+        * Sachl. Rechn. ...
+        * Nächster Bearbeiter ...
+      * Die Kopie der Rechnung speichern (über Disketten-Symbol oben)
+        * Pfad ''R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\Rechnungen\<Lieferant>''
+          * wenn die Rechnung vorher bei der IT war sollte sie eigentlich schon in dem Ordner sein.
+            * (da z.B. vorher direkt von Vodafone an uns geschickt wurde und wir leiteten sie weiter an die FiBu)
+  * Rechnungen auf Papier
+    * wenn sie bei uns im Postfach landen -> einfach in das "FiBu" Postfach einwerfen