Arbeitsmittel

DJHN

• Arbeitsmittelerfassung (Ausgabe/Rückgabe/etc)

• Access-Datenbank liegt unter R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\IT Inventar.accdb
• Die Formulare werden eingescannt und landen unter R:\Interner Dienst\IT\Scanner
  • auf dem Scanner-Gerät muss man den Shortcut “it” verwenden dann landet Scan in dem entsprechenden Ordner
• Dann werden diese PDFs (periodisch) von einem IT-Mitarbeiter erfasst
  • PDF aufmachen und unter einem bestimmten Namen abspeichern:
    • normales Inventar (z.B. Laptop oder Monitor)
      • R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\<Inventarnummer>\<Jahr> <Monat> <Vorgang> <Nachname>.pdf
        • Beispiel: R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\7211567\2025 05 ag Kalaschnikow.pdf
    • Mobilfunk Inventar (z.B. Smartphone)
      • Access Datenbank R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\IT Inventar.accdb öffnen
        • “Mobilfunk” Buton anklicken
          • dort den entsprechenden User bzw. Telefonnummer finden
            • auf der linken Seite den Knopf “Ordner öffnen” anklicken
              • Explorer öffnet den Ordner \\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Mobilfunk\<Telefonnummer>
                • dort den Ordner für Ausgabe (3.1 Ausgabe Gerät) oder Rückgabe (3.2 Rückgabe Gerät) öffnen
                  • das eingescannte Formular umbenennen in <YYYY> <MM> <Name>.pdf und in diesen Ordner reinkopieren

• Antrag
  • Die Prozedur wird mit einem Antrag angestoßen. Das Formular befindet sich im Intranet unter “DJHN / Ansprechpartner Verwaltung / Informationstechnologie / Arbeitsmittel bestellen” Und dann z.B. auf “Anforderung eines Notebooks” wenn es um ein Notebook geht.
  • Wenn der Antrag abgeschickt ist, kommt eine Mail im Outlook der IT “[DJHN Intranet] Anforderung eines Notebooks”
  • diese E-Mail muss dann als Aufgabe erfasst werden
    • dazu muss der QuickStep “Aufgabe erstellen” verwendet werden
    • bei der Erfassung muss der Titel der Aufgabe geändert werden in “Arbeitsmittel: <Wunschtermin> Notebook <Nachname>, <Vorname>”
      • Beispiel: “Arbeitsmittel: 2025-05-14 Notebook Emberger, Ariane”
    • Startdatum: <Bestelldatum>
    • Fälligkeitstermin: <Wunschtermin>
    • Dann muss die Aufgabe in den Ordner “Arbeitsmittel” verschoben werden
  • nach dem die Aufgabe erfasst wurde muss man:
    • die Kategorie der Mail in “_in Aufgabe erfasst” ändern
    • von dem Posteingang in den Ordner “_ _erfasste Aufgaben” verschieben

• Vorbereiten
  • …
  • wenn das Gerät gewählt wurde, den Titel der Aufgabe ändern in “Arbeitsmittel: <YYYY-MM-DD> Notebook <Nachname>, <Vorname> > > <Inventarnummer>”
    • Nachname und Vorname des Benutzers
    • Beispiel: “Arbeitsmittel: 2025-05-14 Notebook Emberger, Ariane > > 7211267”
  • (Nur bei Notebooks?) Endpoint Central (die Webanwendung um Software / Updates / etc zu verteilen)
    • Unter “Patchverwaltung / Geräte” sollte das Gerät aufgeführt werden und notwendige Software dafür eingerichtet sein
      • Wenn das Notebook dort nicht auftaucht (bei neuen Geräten):
        • im Endpoint Central oben den Link “Agent” anklicken
        • dann links “Computer”
        • auf den Tab “Devices for approval”
        • dann das entsprechende Gerät auswählen und auf den Knopf “Approve” klicken
    • Treiber können über Endpoint Central nicht (komplett) verteilt werden. Deshalb wird es lokal gemacht (irgendwo unter “Systemsteuerung” im Windows)
  • In der Access-DB
    • Nach der Inventarnummer suchen.
    • Die Informationen zu Einsatzort befüllen bzw. ändern
      • Standort
      • Ort
      • Bereich
      • Nutzer
      • Kostenstelle
      • Bezeichnung
      • Zubehör bei der Auslieferung
        • bei neuen Notebooks meistens → Tasche, Tastatur, Maus, NB-Ständer
          • Ladegerät → nicht, da es zum Notebook “automatisch” dazugehört
    • Von dort Ausgabeformular drucken.
      • Zustand: Neu
      • …
    • Die Historie um einen Satz ergänzen
      • Datum: normalerweise das aktuelle Datum
      • Kostenstelle: die jeweilige Kostenstelle eintragen
      • Bezeichnung: Standort eintragen. Z.B. “IWG Rosenhaus”
      • Benutzer: Name, Vorname. Z.B. “Bayer, Sabrine”
  • In die Excel-Liste “Interne Umbuchung Anlagegut” einen Satz eintragen
    • Beispiel:
      • 22.05.2025 6050000 8211000 7211568 Monitor, Seiz, Gina , Bahnhofstr. 50
  • Die ursprüngliche Mail beantworten und fragen, wann der Ausgabetermin gemacht werden kann.
  • Die Aufgabe:
    • Titel ergänzen um “_rollout:”
      • Beispiel: _rollout: Arbeitsmittel: 2025-05-25 Zweiter Bildschirm Seiz, Gina »7211568
    • Text ergänzen um “<YYYY>-<MM>-<DD>: Gerät vorbereitet, Terminabstimmung angestoßen”
    • Status: “Wartet auf jemand anderen”
    • % erledigt: “75%”
  • In die Excel-Liste “Interne Umbuchung Verbrauchsgut” einen Satz eintragen
    • …
  • Die E-Mail aus dem Ordner _ _erfasste Aufgaben (dieser Punkt entfällt bei Revisionen):
    • in den entsprechenden Ordner auf R: kopieren:
      • bei den Smartphones:
        • in der Access DB den Knopf “Ordner öffnen” anklicken und in den Ordner 4. Antrag Zuweisung Handy wechseln
          • z.B. \\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Mobilfunk\017616910061\4. Antrag Zuweisung Handy
        • die E-Mail dorthin kopieren und umbennen in <YYYY> <MM> Antrag <Name>.msg
          • Note: Datum hier ist Bestelldatum (Datum der E-Mail)
      • bei den Notebooks:
        • den Knopf “Ordner Inventarnummer” anklicken ⇒ der Explorer mit dem Pfad \\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\<Inventarnummer> erscheint
          • z.B. \\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\7211471
        • die E-Mail aus dem Ordner _ _erfasste Aufgaben dorthin kopieren und umbennen in <YYYY> <MM> Antrag <Name>.msg
          • Note: Datum hier ist Bestelldatum (Datum der E-Mail)
    • aus _erfasste Aufgaben in den nach erledigte Aufträge/Anlagengut (archivieren) verschieben

• Ausgabe
  • Outlook starten
    • Signatur anpassen
  • Teams starten
  • VPN FortiClient einrichten
• Sobald die Hardware abgeholt ist und der Ausgabebeleg unterschrieben und eingescannt ist
  • die Aufgabe um einen Kommentar ergänzen:
    • <YYYY> <MM> Gerät ausgegeben, Beleg erhalten
    • Aufgabe auf 100% stellen
  • …
  • https://intranet.djhn.de/display/ID/FortiClientVPN
• Sobald die Hardware abgeholt ist ABER der Ausgabebeleg noch nicht da ist
  • NOTE:
    • das geschieht normalerweise wenn nicht der Mitarbeiter sondern jemand anderes die Hardware abholt. Das passiert meistens wenn der Mitarbeiter neu ist.
    • die Belege muss der jeweilige Mitarbeiter unterschreiben! Nicht der Abholer (außer das ist der Mitarbeiter selbst)
  • die Aufgabe um einen Kommentar ergänzen:
    • <YYYY> <MM> Gerät ausgegeben, warten auf Beleg
    • Titel der Aufgabe vorne mit Beleg offen: ergänzen
    • Aufgabe auf 90% stellen
    • Priorität der Aufgabe auf “Niedrig” setzen

…

Die Hardware wurde abgegeben.

• Access DB
  • Nach Inventarnummer suchen.
  • “Im IT Lager” → Häckchen setzen
  • Standort: _LAGER
  • Kostenstelle: 6050000
  • Bezeichnung: IT
  • Historie:
    • den aktuellen Satz ergänzen mit dem “bis”-Datum
    • einen neuen Satz anlegen
      • von: <heute>
      • Kostenstelle: 6050000
      • Bezeichnung: IT
      • Benutzer: Lager
      • Zubehör: <leer> (= löschen)
  • Rückgabebeleg
    • PDF im entsprechenden Ordner ablegen
      • normalerweise: \\djhn.local\fileshare\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\_Inventar Arbeitsmittel\<Inventarnummer>
      • für den Benutzer ausdrucken und ihm geben
  • dann “ToDo-Liste Rückläufer” ausdrucken
    • Rücklaufdatum: <heute>
    • Weiterverarbeitung ab: <heute> + 1 Monat
    • Vorbesitzer: <Name>, <Vorname>
    • Weiterverarbeitungsanweisung:
      • Neuinstallation (wenn das Gerät nicht älter als 4,5 Jahre ist und noch OK ist)
      • EOL (wenn das Gerät älter als 4,5 Jahre ist)
• Excel: R:\Interner Dienst\IT\Kaufmannskram\SAP Umbuchungen\_Interne Verrechnung\<YYYY> <MM> interne Umbuchung Anlagengut.xlsx
  • einen Satz hinzufügen
    • z.B.:
      • Datum: 30.06.2025
      • Kostenstelle: 6050000
      • InvNr: 7211304
      • Text: RG NB Lenovo Ernst-Böhm

Die Rechner werden alle X Jahre ausgetauscht. Der Austausch wird von der IT angestoßen (Access-DB Prüfung?). Es wird eine Mail an den Verantwortlichen rausgeschickt.

• Notebooks:
  • R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Revisionen\_Checklist_ Austausch Ihres Laptops 721xxxx.oft
• Desktops:
  • R:\Interner Dienst\IT\EDV\Bestandsliste\Revisionen\Austausch Ihres Desktoprechners 721xxxx.oft

• Smartphone einrichten
  • Siehe Smartphone einrichten

• Ausgabe
  • Unterschrift auf dem Ausgabe-Formular verlangen
  • Apps erklären / einrichten / evtl. installieren
    • VPN MobiVisor
    • E-Mail App von Samsung
      • Zertifikat selbst signiert
      • NOTE:
        • wenn der falsche Account angezeigt wird:
          • E-Mail App deinstallieren (Daten/Cache löschen reicht nicht aus)
          • VPN restart
          • E-Mail App installieren
          • E-Mail App starten
    • Messages
      • NICHT “Zustimmen”
    • Teams App
      • installieren vom Play Store
      • konfigurieren
    • Fortinet
    • …

• In der Access DB
  • Nutzer → Lager
  • Bereich → <leer>
  • Kostenstelle → so lassen wie sie ist
    • also NICHT die Kostenstelle von der IT eintragen, das hat einen “buchhaltungstechnischen” Hintergrund
  • E-Mail → <leer>
  • In der “Vorbesitzer” Historie
    • bei dem Benutzer das Feld “bis” → aktuelles Datum
  • vorherige Hardware → <leer>
  • Geräte Historie
    • bis → aktuelles Datum
  • SIM-Karte Historie
    • muss nur gemacht werden, wenn sich was ändert (?)

• SIM Karte
  • in den Ordner mit SIM-Karten rein
    • die Nummer suchen und dort reinkleben