DJHN

Die Software wird verwendet um die Tokens zu verwalten.

Die Benutzertokens liegen unter “Authentication / User Management / Remote Users”. Dort werden die Benutzer von Active Directory rübergespiegelt.

• Um einen Mobile-Token zuzuweisen:
  • Im Suchfeld einen Teil des Benutzernamens eingeben.
  • Den Benutzer anklicken
  • “One-Time Password (OTP) authentication” wählen
  • Deliver token codes from: “FortiAuthenticator”
  • Deliver token code by: “FortiToken”
    • Normalerweise “Mobile” (“Hardware” nur für Hardware-Tokens)
  • Beliebigen Token in dem Auswahlfeld wählen. Besser nicht den obersten.
  • Activation delivery method: “Email”
    • Hier wird die Mail an den Mitarbeiter versandt. Aber wenn der User (NOCH) keinen Zugriff auf seine Mails hat, schickt man die Mail z.B. an seinen Vorgesetzten.
      • Wichtig: NICHT an seine private / externe E-Mail-Adresse
  • User Role: “User”

• Die ursprüngliche E-Mail vom Vorgesetzten in den Ordner “Erledigte Aufträge / Token” verschieben

• Den Vorgesetzten über den neuen Token informieren (wenn die ursprüngliche Mail vom Vorgesetzen kam)
  • die Word-Vorlage unter R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Mobile Token\FortiToken Mobile Vorgesetzten.docx verwenden
    • dort ändern:
      • den Namen des Vorgesetzten
      • die Abteilung
      • den Namen des Empfängers (des Mitarbeiters)
      • den ersten QR-Code
        • Screenshot von dem “Show QR Code” Fenster aus dem Fortinet Authenticator machen und ins Dokument einfügen
    • dann die DOC als PDF ausdrucken bzw. exportieren
  • dann (normalerweise) auf die E-Mail des Vorgesetzen antworten
    • Text : “Hallo Frau <Name der Vorgesetzten>, anbei die PDF-Datei mit dem Aktivierungscode für Frau <Mitarbeiter-Name>.”
    • PDF anhängen

• Aufgaben als erledigt markieren
  • Aufgabe heißt “Personalmeldung: …”
    • Z.B. : “2025-07-01 Eintritt Hauber, Annika SchuSo Eppingen”
    • dort alle notwendigen Infos eintragen:
      • “Token RM am und welche Variante:”
        • <Datum> <Vorgesetzter>, <variante>
      • Token erstellt:
        • “erl. <Datum> KAV”
      • wenn damit alles erledigt ist auch die Zeile “Datum alles erledigt:”
        • mit “<Datum>” befüllen
  • Explizite Aufgabe “Token offen: …” (wenn diese Aufgabe existiert) als erledigt markieren
    • TODO: genauer beschreiben…

• Wenn ein neues Smartphone konfiguriert wird, muss man dem Benutzer auch ein neues zuweisen.
  • Also Benutzer aussuchen
  • Im Feld “Token” ein anderes (beliebiges) Token wählen und den aktivieren (per QR-Code z.B.)

• MISC
  • Der jeweilige Kollege kann mit der folgenden Vorlage über den neuen Token informiert werden: R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Mobile Token\FortiToken Mobile direkt.docx

Das Gleiche wie bei Mobil Token, aber:

• Im Fortinet Authenticator “Hardware”-Variante wählen
  • TODO: genauer beschreiben…
• Access Datenbank
  • den Token anhand der Seriennummer finden
  • Eintragen/ändern
    • Mitarbeitername
    • Kostenstelle
    • History
  • dann das Ausgabe-Formular drucken
• Den ausgedruckten Ausgabe-Formular und den Token in den Briefumschlag packen und in die “Interne Hauspost” einwerfen
• die Aufgabe:
  • die Aufgabe um den Text erweitern: “Erledigt <Datum>, KAV, Brief in die Hauspost gelegt”

• die E-Mail des Vorgesetzten nicht beantworten, sondern in der Aufgabe alles erledigen
  • wenn das mit der Neueintritt verbunden war:
    • einfach in der entsprechenden Zeile “Erl. <YYYY>-<MM>-<DD> KAV” markieren
  • wenn die Tokenerstellung mit einem Extra-Antrag verbunden war:
    • die “Antragsmail” in den Outlook-Ordner erledigte Aufträge / Token verschieben

• Das äußert sich so:
  • …
• Beheben kann man das so:
  • Im FortiAuthenticator zum Punkt “User Management / Remote Users” gehen.
  • Dort den jeweiligen Benutzer suchen und bei ihm den Token in die Zwischenablage speichern bzw. einfach 4 letzte Zeichen sich merken
  • Dann zum Punkt “User Management / FortiTokens” gehen und dort nach diesem Token suchen.
  • Dann bei diesem Token auf “Synch” gehen und den Benutzer bitten 2 aufeinander folgende Tokens zu sagen. Sie eintippen und auf “Save” klicken.

• Damit die Notebooks sich im WLAN anmelden können, wird RADIUS System verwendet. Dafür existieren die “Benutzer”, die mit “nb” anfangen.
• Dateipfad: “R:\Interner Dienst\IT\_eine Ebene tiefer\Zugangsdaten MA\Mobile Token\FortiToken Mobile Vorgesetzten.docx”
• VPN:
  • Anmeldungen im VPN können per Fortinet angeschaut werden:
    • …

• Änderungen am Benutzer im Active Directory
  • Wenn etwas an dem Benutzer geändert wird (z.B. der Name war falsch geschrieben) muss man die Änderungen, die man auf Active Directory gemacht hat synchronisieren. Die Synchronisierung läuft normalerweise aber nur 1 mal pro Stunde. Die Synchronisierung kann aber auch manuell angestoßen werden. Und zwar links im Navigationsmenü “Authentication / User Management / Remote User Synch Rules” und dann die Rule “DJHN-SG.Token-SyncRule” mit Checkbox anwählen und oben auf den Knopf “Manual Sync” drücken.