JIRA DJHN launch

Testphase: R:\Interner Dienst\IT\Projekte\2026 Ticketsystem\2026-06-09 Testphase.docx

Necessary functionalities and features

Anbindung an Exchange und/oder AD
- can be done only by a Jira admin
- Described in this article:
  - https://community.atlassian.com/forums/Jira-articles/Integrate-Jira-Confluence-with-Active-directory/ba-p/1623474
(teil-)automatisierte Formulare/Prozesse für regelmäßige Aufträge/Anfragen
Umwandlung wiederkehrender Aufgaben in regelmäßige Tickets
Verarbeitung verschiedener Eingangskanäle (Portal, E-Mail-Adresse, Telefon/Flurfunk, Teams)
- Chat possible, also a Teams integation exists, but IMHO E-Mail is enough for the first time
Knowledge Base
- it should be initialized by an admin
  - Simon should approve my request
  - maybe it would be made with Steffen + Simon because an integration with existing Confluence can be made
Sortierung durch Tags o.ä.
- Possibilities:
  - Labels
    - BUT: the field “Labels” should exists in the “Request type”
  - Queues
Verknüpfung von Tickets
- ⇒ WORKS
ggf. automatische Zuordnung von Tickets; Übernehmen von Tickets
- can be done relatively simply
Eingangsbestätigungen & Aktualisierungen
- ⇒ WORKS

E-Mail Address
- is support@djhn.atlassian.net really good?
  - IMHO change it in (Bereich?) settings or make a redirect

Strengths
- functionalities and their number
- widespread
- price ?
Weaknesses
- logics
- too complex for “normal” user
- German translation
- “Loading…”
Opportunities
Threats

Anfragetypen nach und nach anlegen
- ⇒ klären welche Anfragetypen notwendig sind
- am Anfang die Anfragen einfach mit einem leeren Anfragetyp erstellen?
Videos von Kursen von Seibert zu Jira
- https://seibert.academy/
- Benutzer: it-abteilung@djhn.de